Com configurar WhatsApp Business per a múltiples agents o membres del equip

Descobreix com establir WhatsApp Business per a equips de treball, des de petites equips de 5–10 agents fins a grans equips amb centenars de membres. Aprèn a escollir la solució adequada, a assignar rols, a integrar-te amb eines de màrqueting i a garantir la seguretat i el compliment normatiu.

Introducció

WhatsApp s'ha convertit en la plataforma de comunicació preferida per a la majoria de clients, gràcies a la seva immediatesa, personalització i àmplia adopció mundial. A mesura que la teva empresa creix, un sol dispositiu o agent ja no és suficient per gestionar el volum de missatges entrants. Aquesta realitat planteja una pregunta clau: com es pot configurar WhatsApp Business per a múltiples agents o membres del equip?

La resposta és sí, però el mètode d’implementació depèn del tamany de l’equip i de les necessitats operatives. En aquest article, es detalla dos enfocaments principals: l’ús de l’App de WhatsApp Business per a equips petits i l’API de WhatsApp Business per a equips més grans. També es mostra com integrar una WhatsApp Marketing Tool per automatitzar processos, analitzar dades i millorar la rendibilitat.

Com configurar múltiples usuaris en WhatsApp Business?

WhatsApp permet accedir a un compte de negoci a través de diversos dispositius, però la manera de gestionar l’accés i els rols varia segons la solució elegida. A continuació es presenten les opcions més habituals.

WhatsApp Business App per a equips petits

L’App de WhatsApp Business és la solució més simple i ràpida. Permet que un número de telèfon principal estigui vinculat a un compte de negoci i que fins a quatre dispositius (o deu si es té la versió Premium) comparteixin aquest compte.

• Ideal per a equips de 5–10 agents.
• Configuració ràpida i sense necessitat de programació.
• Permet l’ús d’una sola línia telefònica.
• Accés a plantilles de missatge i àbans de resposta automàtica.
• Limitació en el nombre de dispositius i en la capacitat d’automatització.

WhatsApp Business API per a equips grans

L’API de WhatsApp Business és la solució més robusta, pensada per a empreses amb grans volums de missatges i necessitats d’automatització avançada. Aquesta opció permet:

• Accés a un nombre il·limitat d’usuaris i dispositius.
• Assignació de rols personalitzats (agents, supervisors, administradors).
• Integració directa amb CRM, ERP i altres sistemes empresarials.
• Capacitat d’automatització amb chatbots i fluxos de treball complets.
• Gestió de plantilles aprovades i estadístiques detallades.
• Escalabilitat i rendiment assegurat per a volums elevats.

Pas a pas per a l’App de WhatsApp Business

1. Descàrrega i instal·lació: Instal·la l’App de WhatsApp Business a un dispositiu mòbil.

2. Verificació del número: Introduïu el número de telèfon de l’empresa i seguiu les instruccions per a la verificació per SMS o trucada.

3. Configuració del perfil: Afegiu informació empresarial (nom, descripció, adreça, horaris, etc.).

4. Enllaç de dispositius: A la secció «Dispositius vinculats», escanegeu el codi QR per a cada dispositiu addicional que necessiteu que accedeixi al compte.

5. Assignació de rols: Tot i que l’App no ofereix rols detallats, podeu establir un protocol intern per a la gestió de missatges (p. ex., un agent gestiona les preguntes generals, un altre es dedica a vendes).

6. Automatització i plantilles: Configureu respostes automàtiques i plantilles de missatge per a interaccions freqüents.

7. Formació i protocols: Proporcioneu formació als agents sobre l’ús de l’App, la coherència del missatge i la seguretat de la informació.

Pas a pas per a l’API de WhatsApp Business

1. Crear un compte de Facebook Business Manager: Necessiteu un compte de Facebook Business Manager per a accedir a l’API.

2. Obtenir un número de telèfon dedicat: El número ha d’estar disponible per a la verificació i no pot estar associat a un compte personal.

3. Aplicar per a l’API: A través de la plataforma de Facebook, sol·liciteu accés a l’API de WhatsApp Business. Aquesta sol·licitud inclou detalls sobre l’ús previst i la quantitat de missatges.

4. Configurar el servidor i el webhook: Instal·leu el vostre servidor backend (p. ex., Node.js, Python, PHP) i configureu el webhook per rebre notificacions de missatges entrants.

5. Obtenir la API Key i el token d’accés: Un cop aprovada la sol·licitud, rebeu una clau d’API i un token d’accés per a autenticar les peticions.

6. Desenvolupar i integrar la WhatsApp Marketing Tool: Utilitzeu la vostra eina de màrqueting per crear fluxos d’automatització, gestionar plantilles, segmentar contactes i analitzar dades.

7. Assignar rols i permisos: Mitjançant la consola de l’API, establiu rols específics per a cada agent (p. ex., agent de suport, agent de vendes, supervisor).

8. Provar i llançar: Realitzeu proves exhaustives per assegurar la correcta recepció i enviament de missatges abans de llançar l’operació a gran escala.

Gestió i assignació de rols

Per a mantenir la coherència i la qualitat del servei, és essencial definir rols clars i processos de gestió. A continuació es detallen alguns rols comunes i com assignar-los.

Rols i permisos

• Agent de suport: Respon preguntes freqüents, resol problemes tècnics i escal·la casos complexos.
• Agent de vendes: Gestiona consultes de productes