Consentiment i preferències a WhatsApp: la clau per a una comunicació respectuosa

Pas a pas: Com implementar el sistema de consentiment i preferències amb l’WhatsApp Marketing Tool

Un sistema ben estructurat no només evita problemes legals i bloquejos, sinó que també augmenta la qualitat de la comunicació i la fidelització del client. A continuació, trobareu una guia pas a pas, amb exemples concrets i recomanacions pràctiques per a coachs, consultors, agents i petites empreses de serveis.

1. Definir el missatge de consentiment

• Claredat i transparència: El primer pas és redactar un missatge que expliqui clarament qui sou, per què voleu enviar missatges i quins tipus de contingut es compartiran. Exemple: “Benvolgut/da [Nom], com a Coach de Desenvolupament Personal us enviaré actualitzacions, consells i ofertes exclusives a través de WhatsApp. Si accepteu, respongueu amb “Sí”.”
• Opció de refusar: Incloeu sempre una alternativa per a qui prefereixi no participar. “Si no voleu rebre missatges, respongueu amb “No” i us retirarem automàticament.”
• Evitar pre-activació: No deixeu cap casella marcada per defecte ni utilitzeu frases com “Entra el teu número i acceptes automàticament”.

2. Recopilar el consentiment a través de canals digitals

• Formulari web: Inseriu un formulari senzill al vostre lloc web o a la pàgina de registre de newsletter. El camp de telèfon ha de ser obligatori i, a continuació, un botó d’enviament que dispari el missatge de WhatsApp amb el contingut de consentiment.
• WhatsApp Marketing Tool: Configureu la vostra connexió amb el WhatsApp Marketing Tool per rebre automàticament el número i enviar el missatge de consentiment. Aquesta eina permet registrar la data, hora i contingut exacte del missatge enviat.
• Confirmació immediata: Un cop l’usuari respon amb “Sí”, rebeu un missatge de confirmació: “Gràcies per acceptar! Ara podem compartir actualitzacions i ofertes exclusives. Pots canviar les teves preferències en qualsevol moment.”

3. Recopilar les preferències de contingut i freqüència

Un cop s’ha obtingut el consentiment, és temps de recollir informació més detallada per personalitzar la comunicació.

• Tipus de missatges: Ofereix opcions com:
  • Actualitzacions de serveis i nous productes.
  • Consells i tutorials de valor.
  • Ofertes exclusives i promocions.
  • Suport i respostes a preguntes freqüents.
• Freqüència: Demaneu a l’usuari quina freqüència prefereix rebre missatges:
  • Diari.
  • Semanal.
  • Mensual.
  • Només quan hi hagi una nova oferta.
• Canvi d’opcions: Proporcioneu un missatge de resposta automàtica que indiqui com poden actualitzar les seves preferències en qualsevol moment, per exemple, enviant “Preferències” o “Canviar”.

4. Emmagatzemar i gestionar les dades de consentiment i preferències

• Base de dades centralitzada: Utilitzeu el sistema CRM integrat amb l’WhatsApp Marketing Tool per registrar:
  • Número de telèfon.
  • Data i hora del consentiment.
  • Tipus de missatges acordats.
  • Freqüència acordada.
  • Historial de canvis de preferències.
• Seguretat i privadesa: Assegureu-vos que les dades es tractin segons la normativa de protecció de dades (GDPR, LOPD, etc.) i que només es comparteixin amb personal autoritzat.
• Revisió periòdica: Programau revisió mensual dels registres per detectar incoherències o preferències obsoletes.

5. Automatitzar el enviament de missatges segons preferències

• Segmentació: Grupa els contactes segons els tipus de missatges i la freqüència acordada.
• Plantilles personalitzades: Creeu plantilles de missatges que incloguin el nom del client i el contingut específic acordat.
• Triggers automàtics: Configureu triggers a l’WhatsApp Marketing Tool per enviar missatges automàticament quan s’actualitzi un producte, quan arribi una nova promoció o quan es produeixi un esdeveniment rellevant.
• Control de volums: Assegureu-vos de no sobrepassar la freqüència acordada. Si un client ha seleccionat “Mensual”, no li enviïs més d’un missatge cada 30 dies.

6. Gestionar opt-out i pauses de manera efectiva

• Missatge de “STOP”: Si un client envia “STOP”, l’WhatsApp Marketing Tool ha de marcar automàticament el número com a bloquejat i suspendre tots els enviaments futurs.
• Reactivació: Permeteu que els clients que han fet “STOP” puguin reactivar enviant “REACTIVA”.
• Preferències de pausa: Proporcioneu l’opció de “PAUSA” per a un període determinat (per exemple, 30 dies) sense eliminar el contacte completament.

7. Monitoritzar i optimitzar el rendiment

• Indicadors clau:
  • Taxa d’acceptació de consentiment.
  • Taxa de resposta a les preferències.
  • Taxa d’obertura i interacció amb missatges.
  • Percentatge de bloquejos o opt-out.
• Test A/B: Proveu diferents formats de missatge i contingut per millorar l’eficàcia i la satisfacció del client.
• Feedback dels clients: Incloeu en els missatges preguntes breus com “Estàs satisfet amb la freqüència dels missatges?” per recollir dades qualitatives.

8. Mantenir la transparència i la confiança a llarg termini

• Política de privadesa actualitzada: Publicar una política clara sobre com es recullen, emmagatzemen i utilitzen les dades de WhatsApp.
• Revisió legal: Assegureu-vos que els vostres procediments compleixin amb la normativa local i internacional.
• Capacitat de l’equip: Formar el vostre equip de suport per gestionar preguntes sobre consentiment, preferències i opt-out amb professionalitat.

Conclusió

Implementar un sistema de consentiment i preferències amb l’WhatsApp Marketing Tool és una inversió en la qualitat de la vostra relació amb el client. No només protegeix la vostra marca de bloquejos i problemes legals, sinó que també crea un entorn de confiança, personalització i respecte que fomenta la fidelització i la conversió. Seguiu aquests passos, ajusteu els detalls a la vostra realitat i observeu com les vostres comunicacions es converteixen en una eina de valor per als vostres clients.